Danijela Jokić Vaislay: 9 načina kako da bolje organizujete svoje vrijeme i uvećate produktivnost

Danijela Jokić Vaislay, life coach, u novoj kolumni za www.ljepotaizdravlje.ba odgovara na pitanje kako da bolje organizujete svoje vrijeme i uvećate produktivnost

Uvećanje naše poruduktivnosti (učinkovitosti u radu) može nam pomoći da postignemo više za manje vremena, kao i da poboljšamo svoju radnu performansu i maksimiziramo pozitivan utjecaj koji ima naš rad. Kako bismo bili produktivniji, jako je važno da dobro organizujemo i planiramo svoje vrijeme, kao i da svoje obaveze obavljamo na što efektivniji način. Slijede savjeti kako da bolje organizujete svoje vrijeme i uvećate produktivnost u radu:

1. Organizirajte svoje vrijeme i koristite planere i podsjetnike

Planiranje vremena je važno, jer nam može pomoći da realistično uvidimo koliko nam vremena treba za koju aktivnost i da imamo vizualni pregled aktivnosti koje trebamo odraditi tijekom dana. Pomozite si u organizaciji i planiranju vremena elektronskim ili printanim planerom, Google kalendarom, post-it podsjetnicima, ili aplikacijom na vašem telefonu. U stresnoj svakodnevici i mnogobrojnim obavezama, dešava se da zaboravimo na važne stvari – to možemo izbjeći postavljanjem podsjetnika, bilo u formi post-it papirića, bilo u vidu elektronskih podsjetnika na našem računaru i telefonu – tako da vam se ne desi da zaboravite ili propustite važan sastanak, pregled kod ljekara, plaćanje računa, slanje važnih e-mailova, plaćanja zaduženja na kreditnoj kartice i sl.

2. Dobro odvagajte prioritete

U organizaciji i planiranju vremena može vam mnogo pomoći ako si napišete listu stvari koje treba odraditi u toku dana, a zatim odredite hijerarhiju prioriteta za taj dan. U ovome vam može pomoći ‘ABC’ tehnika kategorizacije. Zabilježite u svoj planer ili na papir sve obaveze koje trebate i želite obaviti tijekom dana, te ih prema važnosti označite s oznakama:

• A – ono što moram obaviti

• B – važno, ali nije hitno

• C – ovo mogu obaviti kasnije, delegirati, ili eliminirati

Svakog jutra, ili na početku svake sedmice, pregledajte vašu listu i prvo obavite A stavke, zatim B, a ako budete našli slobodnog vremena obavite sve ono što ste označili sa C. Ovako ćete uvijek odraditi sve što ono vam je prioritet, te se neće desiti da propustite važne obaveze i rokove.

3. Automatizirajte

Razmislite koje od vaših obaveza možete automatizirati, što vam oduzima dragocjeno vrijeme? Možete li obavljati kupnju online? Možete li plaćati račune, ili pretplate na omiljene magazine online? Možete li download-ovati neku aplikaciju na telefonu koja vam čini život jednostavnijim i pomaže vam da se organizirate bolje? Možete li investirati u neku bolju opremu ili software, koji će vam pomoći da budete produktivniji u radu? Da li biste mogli da kreirate učinkovitije procese i sisteme rada u svom životnom i radnom okruženju, kako biste bili produktivniji? Da li biste mogli koristiti modernu tehnologiju (AI) za automatizaciju (npr. za slanje newsletter-a ili odgovoranje na e-mailove, marketing na socijalnim medijima, organiziranje i planiranje sastanaka i obaveza, optimizaciju vaše web stranice i sl.).

4. Delegirajte

Razmislite koje vaše svakodnevne obaveze biste mogli delegirati drugima i od koga biste mogli zatražiti pomoć i podršku? Na primjer, možete li ostaviti djecu jedan dan kod bake i djeda, ili unajmiti baby-siterku, kako biste se mogli posvetiti novom projektu na poslu, posjetiti sat yoge ili pilatesa, provesti romantično vrijeme s partnerom, ili se prijaviti za edukaciju koja vam treba da biste profesionalno napredovali? Možete li si priuštiti kućnu pomoćnicu ili kupiti perilicu za posuđe, kako biste imali više vremena da se posvetite sebi, svojim ciljevima i svome zdravlju? Da li biste možda mogli unajmiti virtualnu asistenticu, kako biste imali više vremena da se posvetite svom biznisu i poslovnom napredovanju?

5. Eliminirajte nered i distrakcije

Što od vaših svakodnevnih akitnvosti možete eliminirati, što vam oduzima dragocjeno vrijeme (npr. odjaviti se sa newsletter-a koje redovito ne čitate, ili donirati odjeću i koju više ne koristite, a koju trebate redovito (pre)slagati)? Kojim biste aktivnostima mogli reći ‘Ne’, kako biste imali više vremena za stvari koje vas uistinu ispunjavaju i doprinose vašem poslovnom i ličnom rastu i razvoju?

6. Dobro organizujte svoj životni i radni prostor

Očistite svoj e-mail inbox od nepotrebnih pretplata na newsletter-a koje ne čitate, promocija, notifikacija i slično. Obrišite datoteke na računaru ili laptopu koje vam ne trebaju i organizirajte ih tako da sve bude pregledno i možete lako pronaći ono što tražite. Pospremite vaš prostor i ormare, ostave, kuhinju, radni sto i papirnu dokumentaciju, kako biste mogli biti produktivniji i kako ne biste trošili dragocjeno vrijeme na traženje odjevnih predmeta, dokumenata, ključeva… Organizirajte svoj radni i životni prostor tako da vam je pregledno, dostupno i kategorizirano, kako biste si uštedjeli vrijeme na traženje stvari.

7. Vodite računa o svom nivou energije i o svom zdravlju

Nekada uzrok manjka produktivnosti može biti i nizak nivo energije, kojem razlog mogu biti manjak sna, fizička iscrpljenost, nezdrava prehrana, intolerancije na određene vrste namirnica, kao i manjak važnih vitamina i minerala u organizmu. Imajte na umu to da ne možete biti veoma produktivni, ako ne vodite dovoljno računa o svome fizičkom, kao i mentalnom zdravlju. Ako se borite s umanjenom produktivnosti, bilo bi preporučljivo da se konsultujete s ljekarom, kako biste obavili potrebne medicinske pretrage i uvidjeli da li je riječ o nekom uzroku fizičke prirode (na primjer, umanjena razina željeza u krvi, manjak vitamina D i sl.). Dehidracija može uzrokovati glavobolje i manjak fokusa, stoga vodite računa da pijete dovoljno vode u toku dana.

8. Radite sa life coach-em i/li potražite dobre mentore

Statistike Američkog Društva Za Trening I Razvoj pokazale su da se vjerovatnoća osobe da postigne cilj povećava sa 50% na 95 % kada neko ima coach-a i mentora. Istraživanje o dobrobitima life coaching-a, koje je sprovela Internacionalna Coaching Federacija, pokazalo je da ‘ljudi koji rade sa life coach-em mogu očekivati i značajno poboljšanje produktivnosti, zadovoljstva životom i poslom, te postizanje relevantnih ciljeva’. Ako se borite s manjkom produktivnosti i želite da postignete vaše ciljeve brže i na najučinkovitiji način, potražite dobrog mentora i/li life coach-a.

9. Kreirajte si sisteme koji će vam omogućiti da radite manje, a postignete više

Razmislite kako možete postići više (uvećati svoju radnu produktivnost i rezultate svog rada, ili svoje prihode), radeći manje i koristeći resurse koje imate na raspolaganju (modernu tehnologiju za automatizaciju, vašu mrežu, dobre sisteme rada, informacionu tehnologiju…)? Da li biste možda mogli da pomoću networking-a brže poslovno napredujete, ili uvećate svoje prihode mnogostruko, zahvaljući preporukama i profesionalnim konekcijama? Da li biste možda mogli svoje znanje prenijeti na online blog, u knjigu, ili online kurs sa snimljenim predavanjima i/li instrukcijama, kako biste mogli educirati i pomoći mnogo više ljudi, čak i dok spavate i kada aktivno ne radite? Da li biste mogli kreirati pasivne izvore prihoda, kako biste mogli raditi manje sati, a zarađivati isto ili više novaca?

Danijela Jokić Vaislay: Kako ojačati vjeru u sebe i uvećati svoje šanse za uspjeh?

Imajte na umu da je vaše vrijeme dragocjeno, te da je suština produktivnosti da obaveze koje obavljamo i vrijeme i energija koju uložimo rezultiraju što efikasnijim rezultatima. Dobri sistemi za rad, dobra organizacija i planiranje vašeg vremena, kao i moderna tehnologija, mogu vam mnogo u tome pomoći. Ključ je u tome da radite pametnije i efektivnije.

Više o Danijeli i njenom radu možete pročitati
na stranici: www.danijelajokicvaislay.com
Instagramu: danijela_lifecoach
Facebook: danijelajv